Stjórnskipulag

Skipurit Skógræktarinnar

Að mati ráðgjafa við mótun hinnar nýju stofnunar, Skógræktarinnar, var talið mikilvægt að stjórnskipulag nýrrar stofnunar, Skógræktarinnar, yrði skýrt og einfalt og byggt á grunni þess sem hefði gengið vel hjá landshluta­verk­efn­un­um og Skógrækt ríkisins.

Það mat er annars vegar byggt á ábendingum starfsmanna og hins vegar eðli þeirra verkefna sem Skógræktin sinnir þar sem blandast saman fræðilegir, hagnýtir og framkvæmdalegir þættir sem saman ná yfir alla virðiskeðju skógræktar frá skipulagningu lands til skógræktar til grisjunar og annarra skógarnytja.

Hér fyrir neðan eru niðurstöður byggðar á greiningu og mati á þeim gögnum sem aflað var og umræðum á fundum stýrihóps um sameiningu landshlutaverkefna og Skógræktar ríkisins sem fram fórufyrri hluta árs 2016. Þar voru lagðar fram til umræðna ólíkar tillögur að stjórnskipulagi fyrir nýja stofnun.

Meginniðurstöður greininga og mats

  • Að æskilegt sé að fella að mestu leyti saman verkefni bændaskógræktar og þjóðskóganna.
  • Að verkefni á sviði mannauðsmála og samhæfingar vinnubragða verði ofarlega á blaði hjá nýrri stofnun og æskilegt sé að þeim verði sinnt miðlægt þvert á fagsvið.
  • Að fagleg mál á sviði skógræktar séu efst í huga starfsmanna og að hlutverk sjálfstæðs fagmálastjóra sem væri staðgengill skógræktarstjóra væri leið til þess að styrkja þann þátt.
  • Að ný stofnun nýti verkefnastjórnun sem leið til að vinna að umbótum þvert á starfsemina, hvort sem það eru umbætur á sviði ferla- og gæðamála eða sú samhæfingarvinna sem leiðir af sameiningunni.

Að stofni til fólu tillögurnar í sér að sett yrði upp einfalt fléttuskipulag enda mikilvægt að ekki sköpuðust flöskuhálsar í starfseminni og að verkefnastjórnun yrði nýtt til þess að halda þeim þáttum flötum í skipulaginu sem þarfnast þess eiginleika.

Skógræktin skiptist í fjögur svið, rannsóknasvið, skógarauðlindasvið, fjármálasvið og samhæfingarsvið. Fagmálastjóri er staðgengill skógræktarstjóra og veitir rannsóknasviði og skógarauðlindasviði faglega forystu.

Svið Skógræktarinnar

Skógræktin skiptist í fjögur svið. Annars vegar eru tvö fagsvið sem nefnast rannsóknarsvið og skógarauðlindasvið. Hins vegar eru tvö miðlæg svið sem nefnast rekstrarsvið og samhæfingarsvið. Rekstrarsvið og rannsóknarsvið starfa að mestu leyti í óbreyttri mynd frá því sem var hjá Skógrækt ríkisins en samhæfingarsvið og skógarauðlindasvið voru ný svið við stofnun Skógræktarinnar þó svo að verkefni þeirra hefðu öll verið til staðar í landshlutaverkefnunum og hjá Skógrækt ríkisins. Þeir stjórnendur sem heyra undir sviðstjóra kallast verkefnisstjórar.

Skógræktin er ekki mjög stór stofnun á íslenskan mælikvarða þrátt fyrir að vera stærri en fyrirrennarar hennar. Hún verður áfram dreifð um allt land og með starfsstöðvar víðar en á einum stað í hverjum landshluta.
Því má segja að bæði eðli verkefna hennar og þessi landfræðilega dreifing krefjist mikils sjálfstæðis starfsmanna en um leið skýrrar leiðbeiningar frá stjórnendum sviða og viðeigandi stuðnings þeirra við starfsmenn Skógræktarinnar.

Eiginleikar stjórnskipulags Skógræktarinnar

  • Stjórnskipulag Skógræktarinnar vinnur með svipuðum hætti og það stjórnskipulag sem var við lýði hjá landshlutaverkefnunum og Skógrækt ríkisins.
  • Fáir stjórnendur sjá um undirbúning og framkvæmd stefnumarkandi mála sem er þáttur í að ýta undir skilvirkni við framkvæmd verkefna og stjórnun stofnunarinnar.
  • Fléttuskipulag gerir stjórnendum sviða kleift að sinna stefnumarkandi málum og styðja næsta stjórnunarlag, verkefnastjóra og teymi starfsmanna í starfi og jafna álag í starfseminni, þ.m.t. árstíðabundið álag, eins og frekast er unnt.
  • Fléttuskipulaginu er ætlað að hvetja til sjálfstæðis starfsmanna og að þeir verði studdir til að stýra verkefnum og teymum með stuðningi og leiðsögn frá sviðstjórum og skógræktarstjóra, til umbóta á verklagi og kalla fram þá samþættingu á landshlutaverkefnum og verkefnum Skógræktar ríkisins sem sameiningin í Skógræktina gerði mögulega.
  • Efling miðlægrar þjónustu þvert á fagsvið og skýr verkaskipting milli fagsviða og stoðsviða verði til þess að auðvelda samskipti og samræmingu vinnubragða og styðji við vinnslu verkefna þvert á skiptingu Skógræktarinnar í svið.
  • Halda skal reglulega fundir sviðstjóra og frá þeim komi fundargerðir um þær ákvarðanir sem teknar eru hverju sinni með áherslu á upplýsa um þau verkefni sem leiða af sameiningunni. Fundargerðirnar verði aðgengilegar starfsmönnum.

Fagmálastjóri

Þegar Skógræktin tók til starfa 1. júlí 2016 var komið á fót stöðu fagmálastjóra sem jafnframt varð staðgengill skógræktarstjóra.

Viðfangsefni fagmálastjóra voru skýr í starfsemi Skógræktar ríkisins fram til ársins 2003 er starfið var fellt undir hlutverk og verkefni sviðstjóra þjóðskóganna. Gert var ráð fyrir því að staða sviðstjóra skógarauðlindasviðs Skógræktarinnar yrði nokkru umfangsmeiri en staða sviðstjóra þjóðskóganna og því var lagt til að umsjón með þróunar- og nýsköpunarstarfi yrði falin sjálfstæðum fagmálastjóra. Að auki yrði meginábyrgð á þróun erlends samstarfs og erlendra samskipta eitt af verkefnum fagmálastjóra í samvinnu skógræktarstjóra, sviðstjóra og starfsmanna Skógræktarinnar.

Fagmálastjóri er staðgengill skógræktarstjóra og því er unnt að fela honum að fylgja eftir tilteknum samskiptum við stjórnvöld í fjarveru skógræktarstjóra og annast í umboði hans afmörkuð viðfangsefni eins og samskipti við stjórnvöld eftir nánari verkaskiptingu.

Skógarauðlindasvið

Skógarauðlindasvið annast þau verkefni sem tengjast skógrækt á lögbýlum, rekstri þjóðskóganna, eigin framkvæmdum og samstarfi við verktaka, áætlanagerð einstakra svæða og úttektum þeirra og loks móttöku ferðamanna og almennings í skógunum. Þá hefur sviðið það hlutverk að samþætta í áföngum verkefni landshlutaverkefnanna og þjóðskóganna svo sem skynsamlegt þykir. Þau verkefni sem varða umsýslu fjármála landshlutaverkefnanna eru á höndum rekstrarsviðs og ábyrgð á samræmingu, umsögnum og stjórnsýsluverkefnum eru að stofni unnin á samhæfingarsviði. Mikilvægt er að sviðstjórar þessara sviða og sviðstjóri rannsóknasviðs vinni þétt saman með skógræktarstjóra að mótun starfs stofnunarinnar og óski eftir sjónarmiðum og þátttöku starfsmanna eins og þörf krefur.

Í hverjum landshluta skulu vera a.m.k. tveir verkefnastjórar sem bera annars vegar ábyrgð á bændaskógræktinni í umdæmi sínu og hins vegar þjóðskógum. Á Vestjörðum er hins vegar eingöngu einn verkefnastjóri þar sem enginn þjóðskógur er enn sem komið er í þeim landshluta. Þó svo að ábyrgð verkefnastjóra verði beint að þessum tveimur þáttum skógræktar er mikilvægt að hlutverk og verkefni þeirra séu skilgreind með áherslu á það samstarf og samþættingu sem sameinuð stofnunar gefur færi á.

Samhæfingarsvið

Samhæfingarsvið veitir forystu verkefnum sem telja má stjórnsýsluleg, til dæmis umsögnum. Sviðið er í forsvari um skipulagsmál og leiðir aðila saman við vinnu að landsáætlunum og landshlutaáætlunum í skógrækt. Þróun og innleiðing úttekta og árangursmats í skógrækt og gæðastarf þvert á svið er einnig viðfangsefni samhæfingarsviðs.

Þá vinnur samhæfingarsvið með skógarauðlindasviði að samræmingu verklags og vinnubragða innan og milli landshlutaverkefna og samhæfingu þeirra við verkefni þjóðskóganna. Loks annast sviðið innri og ytri upplýsingamiðlun og fræðslu til almennings, merkingar og upplýsingagjöf í skógunum í samvinnu við önnur svið.

Mannauðsstjórn

Þegar Skógræktin tók til starfa 1. júlí 2016 voru umbótaverkefni á sviði mannauðsstjórnunar sett í skýran farveg og hugað að því að ráða mannauðsstjóri til stofnunarinnar.

Mannauðsferli Skógræktarinnar verður teiknað upp og farið í nauðsynlegar umbætur byggðar á þeim ábendingum sem komu fram í viðtölum við starfsmenn landshlutaverkefnanna og Skógræktar ríkisins við greiningarvinnu fyrri hluta árs 2016.

Einnig verður kannað hvort rétt geti verið að tengja saman umbætur á sviði mannauðsmála og umbætur á ferlum og verklagi. Þannig væri unnt að fella saman í eina stöðu mannauðs- og gæðastjóra starfsmann sem tilheyrði rekstrarsviði á skipuritinu jafnvel þótt hann ynni einnig að gæðamálum hjá samhæfingarsviði.

Stefnumótun Skógræktarinnar fór fram veturinn 2015-2016 og má nálgast hér á vefnum (sjá kafla til vinstri) og einnig hlaða niður í heild sinni:

Uppfært í ágúst 2016