Stjórnskipulag

Síðustu ár hafa verið miklir breytingatímar hjá Skógrækt ríkisins. Á þessum tíma hefur stofnunin breyst úr því að vera einn helsti skógræktaraðili á landinu yfir í að vera þjónustustofnun fyrir landshlutabundin skógræktarverkefni, svonefnda bændaskóga, og aðra skógræktaraðila.

Breytingar þessar í ytra umhverfi stofnunarinnar hafa m.a. þrýst á um að unnin verði stefnumótun í ljósi breytts hlutverks starfseminnar. Stjórnskipulag er eitt af þeim tækjum sem notuð eru til þess að hrinda nýrri stefnumótun í framkvæmd. Í greiningarvinnu við undirbúning stefnumótunarinnar komu fram margvíslegar ábendingar um tækifæri til úrbóta á stjórnskipulagi. Þær ábendingar vörðuðu einkum boðleiðir, ákvarðanatöku og skort á samvinnu þvert á ólík svið starfseminnar. Viðtöl við starfsmenn leiddu sambærilega atriði í ljós.

Þrátt fyrir að núverandi skipulag þyki bæði opið, sveigjanlegt og með stuttum boðleiðum, þá var niðurstaða greiningarvinnu m.a. sú að skerpa þyrfti á ýmsum formlegum atriðum, eins og ábyrgðarskiptingu, auka þyrfti skilvirkni, skýra boðleiðir, auka upplýsingaflæði og auka valddreifingu. Markmiðið er síðan að breytingar í þessa átt leiði til þess að sú þekking og reynsla sem SR býr yfir komist enn betur til skila út í samfélagið, þjónusta við viðskiptavini stofnunarinnar batni og draga megi úr rekstrarkostnaði.

Núverandi stjórnskipulag

Á mynd 1 er skipurit stofnunarinnar eins og það er talið líta út eftir greiningarvinnuna og viðtöl við starfsmenn. Almennt líta skógarverðir þannig á að skógræktarstjóri sé yfirmaður þeirra. Þetta atriði er nokkuð á reiki hjá skógræktarráðunautum. Í viðtölum við þá kom fram að þeim er ekki ljóst hvort næsti yfirmaður þeirra er fagmálastjóri eða skógræktarstjóri.

Í upphafi voru skógræktarráðunautar m.a. ráðnir til þess að gera landnýtingar- og ræktunaráætlanir fyrir fyrirhuguð skógræktarverkefni í landshlutunum. Síðar varð sú breyting að þau urðu sjálfstæð verkefni með eigin stjórn og skipulagi. Á starfssvæðum þriggja verkefna hefur verið ráðið starfsfólk til þess að annast allan undirbúning og skipulag skógræktarverkefna bænda á svæðinu. Þannig hefur hlutverk skógræktarráðunauta á þessum svæðum breyst yfir í alhliða ráðgjafarhlutverk við skógarbændur, faglegan stuðning við skógarverði og aukna þátttöku í rannsóknum, bæði í samstarfi við Rannsóknastöð SR að Mógilsá og sjálfstætt. Þá hafa jafnframt orðið nokkrar breytingar á starfsemi þjóðskóganna eftir að SR hvarf frá framleiðslu yfir í hið nýja þjónustuhlutverk og tilraunastarfsemi. Við þetta hefur starf skógarvarða breyst nokkuð.

Nýtt stjórnskipulag

Við uppbyggingu nýs skipulags hjá Skógrækt ríkisins er leitast við að auka samhæfingu einstakra sviða og starfseininga, auka og auðvelda samvinnu þvert á ólík svið starfseminnar og almennt séð koma sem best til móts við breytt hlutverk og nýja stefnu í þeim tilgangi að bæta þjónustu stofnunarinnar. Meginmarkmiðin með nýju skipulagi eru eftirfarandi:

• Að bæta þjónustu við viðskiptavini stofnunarinnar með markvissari og skipulagðari vinnubrögðum.
• Að ná fram skýrari ábyrgðar- og verkaskiptingu, með skilgreiningu viðfangsefna helstu starfseininga og verkefna.
• Að gera boðleiðir markvissari og skýrari þannig að stjórnendum og starfsmönnum sé ljóst hver sé þeirra næsti yfirmaður.
• Að skilgreina stjórnskipulagslega virkni starfseminnar, þannig að samhæfing náist, m.a. með því að beita samráðsfundum, bæta upplýsingaflæði milli sviða, þróa áætlanagerð og skýra hlutverk stjórnenda á grundvelli starfslýsinga.
• Að skerpa verkaskiptingu milli stjórnenda í yfirstjórn, m.a. til þess að tryggja hraða og öryggi í ákvarðanatöku á því stigi skipuritsins.
• Að skilgreina, hvetja til og auðvelda samvinnu þvert á ólík svið starfseminnar. Ljóst þarf að vera á hvaða formi samstarf og stuðningur er í hverju tilfelli fyrir sig.
• Að auka vægi verkefnastjórnar og gera um leið meiri kröfur til verkefnisstjóra stærri verkefna þannig að ábyrgð og stjórnun verkefna þvert á svið og einingar starfseminnar verði skýrari. Að bæta áætlanagerð í starfseminni, s.s. rannsóknaráætlanir, verkefnaáætlanir og starfsáætlanir sviða, með það að markmiði að hámarka nýtingu fjármagns og starfsfólks.
  
• Að samræma markaðs- og kynningarmál allra eininga SR.

Skilgreining sviða

Mynd 2 sýnir nýtt stjórnskipulag SR. Þar er starfseminni skipt í þrjú svið, þ.e. fjármálasvið, rannsóknasvið og þróunarsvið. Það fyrstnefnda er stoðsvið og snýr fyrst og fremst að innra starfi SR, þ.e. fjármála- og rekstrarþjónustu fyrir þjónustusvið stofnunarinnar. Þeim þáttum starfseminnar sem aðallega snúast um þjónustu við skógræktaraðila, rannsóknir, fræðslu, ráðgjöf, árangursmat og miðlun upplýsinga, er skipt í tvö meginsvið í tillögunni. Þau eru rannsóknasvið og þróunarsvið.

Rannsóknasvið

Rannsóknasvið SR sinnir rannsóknastarfi og þekkingaröflun á vegum stofnunarinnar. Rannsóknasvið vinnur með og fyrir stjórnvöld, almenning og aðra hagsmunaaðila að rannsóknum, þróun og miðlun þekkingar á sviði skógræktar.
Sviðið leitast við að treysta framþróun skógræktar á Íslandi og miðla þekkingu til notenda þjónustunnar, skógræktenda í landinu, með birtingu ritverka, fræðslu (kennslu, námskeiðum, fyrirlestrum) og ráðgjöf. Rannsóknasvið leitast við að vera leiðandi afl á sviði skógræktarrannsókna í landinu. Sviðið á frumkvæði að og tekur þátt í innlendu og erlendu samstarfi um rannsóknir á sínu fagsviði í þeim yfirlýsta tilgangi að standast alþjóðlegar kröfur til vísindamanna á sínu sviði jafnframt því að gagnast íslensku samfélagi. Rannsóknasvið leggur höfuðáherslu á hagnýtar rannsóknir í þágu skógræktar og skógverndar sem og grunnrannsóknir á íslenskum skóglendum. Einnig leggur sviðið áherslu á að vera upplýsingaveita um skóglendi Íslands. Rannsóknasvið mun tryggja hagnýtt gildi starfsemi sinnar með tengslum og víðtæku samráði við atvinnugreinina skógrækt og þá hagsmuna- og samstarfaðila sem nefndir eru í kafla 5 hér á eftir.

Þróunarsvið

Hlutverk Þróunarsviðs SR er að hafa umsjón með þjóðskógum og fást við fræðslu, ráðgjöf og áætlanagerð. Stuðlað er að farsælli framþróun skógræktar á Íslandi, einkum með leiðum öðrum en rannsóknum, en engu að síður með þátttöku í rannsóknastarfi. Meðal leiða eru: að reka þjóðskógana þannig að þeir nýtist til útivistar og kynningar fyrir almenning, að þróa verklag í meðferð skóga og skógfræðilegar aðferðir, s.s. um grisjun og nýtingu skógarafurða; að þróa áætlanagerð svo að áætlanir nýtist sem best við að ná settum markmiðum; að taka öflugan þátt í fræðslustarfi og þróun þess; að meta árangur í skógrækt og hafa eftirlit með ýmsum þáttum skógræktar; o.m.fl. Einstök verkefni verða unnin eftir því sem hentar og eftir reynslu og þekkingu einstakra starfsmanna þvert á bókhaldsdeildir og svið. Skógarverðir og starfsfólk þjóðskóga, sem og ráðunautar SR heyra formlega undir Þróunarsvið, en taka einnig þátt í sameiginlegum verkefnum sem ganga þvert á svið og aðrar einingar stofnunarinnar.

Fjármálasvið

Hlutverk fjármálasviðs er að hafa yfirumsjón með fjármálum, bókhaldi, skrifstofuþjónustu, starfsmannamálum og annarri stoðþjónustu stofnunarinnar. Sviðið hefur umsjón með gerð fjárhagsáætlunar fyrir stofnunina og hefur eftirlit með framgangi hennar. Fjármálasvið ber ábyrgð á því að uppgjör og upplýsingar berist til annarra stjórnenda og verkefnisstjóra þegar það á við. Sviðið er ennfremur ábyrgt fyrir gerð ársreiknings og miðlun fjármálaupplýsinga til Fjársýslu ríkisins, Ríkisendurskoðunar, landbúnaðarráðuneytisins, fjármálaráðuneytisins o.fl. Fjármálasvið annast einnig rekstur upplýsingakerfa, heimasíðu og tölvupóstkerfis, ýmiss konar aðstoð við starfsfólk, og hefur yfirumsjón með innkaupum og daglegum rekstri aðalskrifstofu. Starfsmenn fjármáladeildar sjá um viðöku fylgiskjala, skráningu, afstemmingu og úrvinnslu rekstrarupplýsinga.

Stjórnun, samhæfing og ábyrgð verkefna

Sú staðreynd að starfsemi Skógræktar ríkisins er dreifð um landið hefur áhrif á stjórnun stofnunarinnar og er leitast við að mæta þeim í þeirri tilhögun sem hér er lýst.
Stjórnunarleg uppbygging SR krefst bæði einfaldleika og sveigjanleika vegna landfræðilegrar dreifingar starfseminnar. Til að hægt sé að stuðla að hraðari ákvarðanatöku þarf að tryggja stuttar boðleiðir og skýr hlutverk. Nauðsynlegt er að ábyrgð og völd fari saman hjá öllum þeim sem gegna stjórnunarhlutverki, þ.m.t. verkefnastjórum. Skapa þarf brag samráðs og samræmingar sem byggist fyrst og síðast á góðum samskiptum og ríkri upplýsingamiðlun.

Til að tryggja stjórnskipulagslega virkni og samhæfingu er starfseminni stjórnað á grundvelli skilgreindra verkefna. Á hverju sviði fyrir sig eru föst stærri verksvið sem lýst hefur verið hér að ofan. Undir hverju verksviði geta verið mörg verkefni, en nauðsynlegt er að þau séu fyrirfram skilgreind og að skipaður verði einn verkefnisstjóri með hverju verkefni.

Sum föst stærri verkefni geta tilheyrt bæði rannsóknasviði og þróunarsviði. Í slíkum tilvikum er nauðsynlegt að skipa einn verkefnisstjóra frá öðru hvoru sviðinu sem ber stjórnunarlega, fjárhagslega og faglega ábyrgð á framgangi verkefnisins. Verkefnisstjórinn sækir umboð sitt, ábyrgð og skyldur til næsta yfirmanns síns og ráðfærir sig við hann eftir þörfum, t.d. ef upp koma ágreiningsefni, vafamál eða verulegar breytingar sem geta haft áhrif á kostnað eða faglega framvindu verkefnisins. Ef aðrir starfsmenn verkefnis tilheyra öðru sviði en verkefnisstjóri, þá leita þeir til næsta yfirmanns síns varðandi sömu erindi. Það er hins vegar nauðsynlegt að sú þverfaglega samvinna sem þannig á sér stað milli starfsmanna ólíkra sviða og eininga gangi eins snurðulaust fyrir sig og hægt er. Þessi þáttur er í raun lykillinn að því að skipulag sem þetta gangi upp.

Verkefnisstjóri stofnar verknúmer í verkbókhaldi, í samráði við fjármálastjóra, áður en framkvæmd verkefnisins hefst. Hann tryggir að rekstrarleg og fagleg umsjón með verkefninu sé með þeim hætti að hægt sé að hafa yfirsýn yfir framgang þess og niðurstöður. Þessi verkefni SR skal vinna á grundvelli verklags sem felur í sér markmiðssetningu, gerð áætlana, öflun gagna og upplýsinga, úrvinnslu og mat á árangri eða framkvæmd.

Fundir

Ákveðinn hluti af stjórnun og samhæfingu í starfsemi SR er byggður upp í kringum fundi sem haldnir eru eftir skilgreindri fundaáætlun.

Skógræktarstjóri, fjármálastjóri, rannsóknastjóri og þróunarstjóri skipa framkvæmdaráð, sem kemur saman mánaðarlega en á þrjá stutta símafundi þess á milli. Tilgangur fundanna er að upplýsa um helstu mál á dagskrá og má gera ráð fyrir því að framvinda innleiðingar stjórnskipulags og stefnu SR verði fyrirferðamikill þáttur í starfsemi framkvæmdaráðsins fyrst um sinn. Hugmyndir að nýjum stærri verkefnum skulu ræddar í framkvæmdaráði og er nauðsynlegt að fyrir liggi verk-, tíma- og fjárhagsáætlun áður en nýtt verkefni getur hafist. Sérstakar verklagsreglur skulu settar um smærri verkefni og daglegan rekstur, þannig að ákvarðanataka verði skjót og markviss.

Drögum að dagskrá fundanna skal dreift tveimur dögum fyrir hvern fund.
Hugsanleg umfjöllunarefni funda eru:

• Fundargerð síðasta fundar
• Mótun markmiða í starfseminni og eftirfylgni við þau
• Starfsáætlanir sviða
• Fjármál almennt
• Vinnumagn (áætlun og raun)
• Innkaup
• Fjárfestingar/kaup á búnaði
• Almenn markmiðavinna og eftirfylgni
• Mánaðaruppgjör (áætlun og raun)
• Eftirfylgni við áætlanir og ákvarðanataka því tengd
• Starfsmannamál og starfsþróun
• Þróun starfseminnar – eftirfylgni við stefnumótun
• Stjórnskipulag og samskipti
• Önnur mál.

Þá er nauðsynlegt að komið verði á reglulegum samráðsfundum einstakra sviða starfseminnar. Þetta verði fastir fundir sem haldnir verði á föstum tíma og boðaðir með dagskrá. Nauðsynlegt er að fundargerðir verði skráðar um umfjöllunarefni, tilefni umfjöllunar og afgreiðslu í hverju máli og þeim dreift annars vegar til þátttakenda og hins vegar til þeirra sem sitja í framkvæmdaráði.

Skipa skal verkefnisstjórn fyrir hvert verkefni sem hefur það hlutverk að gera verkefnisáætlun þar sem skilgreindar eru tímavörður og skipulag verkefnisins, þ.e. þátttakendur og hlutverk þeirra.

Verkefnisstjórnir eiga að tryggja að í hverju verkefni séu í upphafi sett markmið varðandi gæði, tíma og kostnað og sjá til þess að verkefninu sé stýrt eftir áætlun. Þær eiga að sjá til þess að ákvarðanir séu teknar og tryggja að allar stefnumarkandi hugmyndir og tillögur séu teknar fyrir, ræddar og samþykktar af framkvæmdaráði eða viðkomandi stjórnendum. Einnig skulu þær tryggja að skil séu í samræmi við hina upphaflegu markmiðssetningu og verkefnisáætlun.

Verkefnisstjórn er hægt að setja upp þegar verkefni taka til tveggja eða fleiri starfssviða stofnunarinnar. Hópur tilnefndra starfsmanna vinnur verkefnið undir stjórn formanns nefndarinnar sem kallast verkefnisstjóri. Verkefnisstjórn skal ávallt leyst upp þegar verkefni er lokið.

Lagt er til að gerðar verði frekari tilraunir með skipulega spjallrás um ýmislegt sem varðar fagmál o.fl. í skógrækt og að hún verði jafnframt nýtt sem vettvangur til að draga úr faglegri einangrun þeirra sem starfa í litlum einingum innan SR. Þannig getur hver og einn fylgst með á því fagsviði sem áhugi viðkomandi liggur og haft áhrif. Þannig gæti skapast samráðsvettvangur fyrir faglega umræðu sem orðið getur mikilvægt hjálpartæki við að kortleggja eftirspurn eftir rannsóknum og verkefnum, t.d. fyrir fagráð Mógilsár og yfirstjórn, og jafnframt auðveldað forgangsröðun verkefna. Annar ávinningur gæti verið samræming vinnu við áætlanagerð og notkun hugbúnaðar o.fl. þannig að allir séu upplýstir og sameiginleg þróunarvinna geti farið fram.

Loks er nauðsynlegt að haldinn verði a.m.k. einn almennur starfsmannafundur á hverju ári.